Datenschutz zum Praxis-Chat

Freiwillige E-Mail-Hinweise

Sie können im angemeldeten Chat E-Mail-Hinweise auf neue Antworten einschalten und jederzeit wieder ausschalten. Für Patientenkonten ist diese Option zunächst ausgeschaltet. Sie können den Chat auch ohne E-Mail-Hinweise nutzen. Die Nachricht selbst bleibt im geschützten Chat; die E-Mail enthält weder Ihren Namen noch Nachrichtentexte, Diagnosen oder andere medizinische Einzelheiten. Anhand des Absenders kann dennoch ein Kontakt zur Praxis erkennbar sein. Nutzen Sie deshalb möglichst ein persönliches, nicht gemeinsam verwendetes Postfach.

Für den Versand nutzen wir Resend. Dabei werden Ihre bestätigte E-Mail-Adresse, der allgemeine Hinweistext und technische Versanddaten an den Dienstleister übermittelt. Eine Auswertung Ihrer E-Mail-Öffnungen oder Linkklicks wird hierfür nicht eingerichtet. Die Versanddomain ist in der Region Irland eingerichtet; das ist keine Zusicherung ausschließlich europäischer Verarbeitung durch sämtliche beteiligten Dienstleister. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Resend.

Wir speichern Ihre Einstellung und deren Änderungszeitpunkt sowie technische Versandaufträge und Fehlercodes ohne Chatinhalt. Versandaufträge werden nach 30 Tagen bei einem nachfolgenden Versanddurchlauf aus der aktiven Datenbank entfernt; die eigenständigen Aufbewahrungsfristen der Dienstleister bleiben davon unberührt. Das Ausschalten verhindert künftige Hinweise und bricht noch nicht versandte Aufträge nach Möglichkeit ab. Bereits an den E-Mail-Dienst übergebene Nachrichten können nicht zurückgerufen werden. Bitte prüfen Sie den Chat bei wichtigen Rückfragen auch selbst; eine E-Mail-Zustellung kann nicht garantiert werden.

Wofür ist der Chat gedacht?

Dieser Chat dient ausschließlich organisatorischen Fragen, zum Beispiel zu Terminen, benötigten Unterlagen oder zum Praxisablauf. Bitte senden Sie keine Beschwerden, Diagnosen, Befunde, Medikamentenangaben oder andere medizinische Einzelheiten. Hier finden keine medizinische Beratung und keine Behandlung statt. Nachrichten werden nicht durchgehend überwacht. Bei einem Notfall wählen Sie 112.

Nutzen Sie für medizinische Anliegen bitte einen Sprechstundentermin. Übermitteln Sie auch für organisatorische Fragen nur die unbedingt erforderlichen Angaben. Laden Sie keine Befunde oder Ausweisdokumente hoch; eine Upload-Funktion wird nicht angeboten. Sie können die Praxis alternativ telefonisch erreichen. Die Nutzung des Chats ist freiwillig.

Einwilligung in optionale E-Mail-Hinweise

Die optionalen Hinweise an Patientenkonten beruhen auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Mit dem Einschalten beauftragen Sie den beschriebenen Versand an Ihre bestätigte Adresse. Sie können diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft durch Ausschalten widerrufen, ohne Nachteile für die Nutzung des Chats. Die Rechtmäßigkeit des vorherigen Versands bleibt davon unberührt. Diese Auswahl ersetzt weder eine Einwilligung in medizinische Kommunikation noch die erforderlichen vertraglichen Garantien bei Dienstleistern und Drittlandübermittlungen.

Wer ist verantwortlich?

Welche Daten werden wofür verarbeitet?

Für Ihr Konto verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die beim Anmeldedienst hinterlegten Zugangsdaten und den Bestätigungsstatus Ihrer E-Mail-Adresse. Der Chat speichert Ihre Nachrichten, Absender, Zeitpunkte und Lesestände. Die Praxis verwendet diese Daten, um Ihre organisatorische Anfrage zuzuordnen und zu beantworten. Die bestätigte E-Mail-Adresse belegt den Zugriff auf das Postfach, nicht die Identität einer Person.

Wir speichern außerdem die Version und den Zeitpunkt Ihrer Kenntnisnahme der Nutzungshinweise. Das ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Technische Verbindungsdaten dienen dem Betrieb und der Sicherheit. Praxiszugriffe auf einzelne Verläufe und Löschungen werden mit Kontokennung, Gesprächskennung und Zeitpunkt protokolliert; das Zugriffsprotokoll enthält keinen Nachrichtentext.

Soweit die Anfrage der Anbahnung oder Organisation eines Vertragsverhältnisses dient, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Für sonstige organisatorische Anfragen und Sicherheitsmaßnahmen ist dies Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen und dem Schutz der Kommunikation. Auch eine organisatorische Nachricht kann einen Gesundheitsbezug haben. Bitte vermeiden Sie entsprechende Einzelheiten; die Bestätigung der Nutzungshinweise erlaubt keine beliebige Verarbeitung solcher Angaben.

Wer kann die Daten erhalten?

Sie können Ihren eigenen Verlauf sehen. Zugriff auf die Gesprächsübersicht haben ausschließlich die beiden freigeschalteten Praxiskonten. Die Anmeldedaten werden über Supabase verarbeitet; die Website und die Chat-Datenbank werden über OpenAI Sites und Cloudflare bereitgestellt. Die eingesetzten Dienstleister und deren Unterauftragnehmer können im Rahmen ihres Betriebs Daten verarbeiten.

Aus der Nutzung dieser Dienste folgt keine Zusicherung einer ausschließlich deutschen oder europäischen Datenverarbeitung. Die für diesen Einsatz geltenden Speicherorte, Vertragsgrundlagen und gegebenenfalls Garantien für Drittlandübermittlungen müssen anhand der konkreten Dienstleisterkonfiguration bestimmt werden. Auskunft zum aktuellen Stand erhalten Sie bei der Praxis. Ergänzend: Supabase, OpenAI und Cloudflare.

Wie werden Zugriff und Sitzung geschützt?

Jeder Abruf erfordert eine geprüfte Anmeldung. Für Praxiskonten ist zusätzlich ein zweiter Faktor über eine Authenticator-App erforderlich. Nachrichteninhalte werden vor der Datenbankspeicherung serverseitig verschlüsselt. Das ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Namen, E-Mail-Adressen und Zeitpunkte werden nicht mit dieser zusätzlichen Nachrichtenverschlüsselung geschützt.

Die Chat-Anmeldung wird getrennt vom internen Praxisbereich im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs gehalten. Nach 15 Minuten ohne Bedienung meldet die Oberfläche Sie ab und verwirft ungesendete Entwürfe. Browser können Sitzungen bei einer Wiederherstellung erneut öffnen; melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten ausdrücklich ab. Die browserseitige Inaktivitätsabmeldung ersetzt nicht die Ablaufregeln des Anmeldedienstes.

Wie lange bleiben Daten gespeichert?

Organisatorische Gespräche werden für die Bearbeitung und erforderliche Nachverfolgung der Anfrage benötigt. Nach Erledigung und Wegfall eines weiteren Aufbewahrungsbedarfs kann die Praxis den Verlauf für beide Seiten aus dem aktiven Chat löschen. Eine automatische Löschung aller Nachrichten nach einer pauschalen Frist erfolgt derzeit nicht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind vor einer Löschung zu prüfen; der Chat ersetzt keine Behandlungsakte.

Die Kontodaten bleiben bis zur Beendigung des Kontos und Abwicklung offener Anliegen beim Anmeldedienst gespeichert. Eine Kontolöschung beantragen Sie bei der Praxis; dabei ist zu berücksichtigen, ob das Konto weitere Praxisanwendungen nutzt. Nachweise über die Kenntnisnahme der Hinweise sind bei der Bearbeitung dieses Antrags einzubeziehen. Praxiszugriffsprotokolle werden nach 90 Tagen beim nächsten protokollierten Praxiszugriff bereinigt. Löschungen in der aktiven Datenbank sind von den gesonderten Sicherungs- und Aufbewahrungszyklen der Dienstleister zu unterscheiden.

Ihre Rechte und Kontakt

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Für eine Datenschutz- oder Löschanfrage genügt zunächst eine Nachricht an die Praxis; zum Schutz Ihrer Daten kann eine geeignete Identitätsprüfung erforderlich sein. Bitte senden Sie dafür keine Ausweiskopie ungefragt per E-Mail.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht. Weitere allgemeine Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der Website.